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Association des Maires et des Présidents d'intercommunalité du Jura

L'entretien professionnel dans la Fonction publique territoriale

Mémo sur l’entretien professionnel dans la Fonction publique territoriale

Les essentiels sur … l’entretien professionnel dans la Fonction publique territoriale

L’entretien professionnel est obligatoire. Selon le statut de l’agent (fonctionnaire ou contractuel), les finalités et références diffèrent.

Concernant le fonctionnaire

L’appréciation portée lors de cet entretien sur la valeur professionnelle de l’agent est un élément sur lequel va s’appuyer l’employeur quand il prendra des décisions concernant l’avancement de grade et la promotion interne ou encore l’attribution du régime indemnitaire lorsque celui-ci comprend une part variable établie en fonction des résultats ou de la manière de servir.

Je vous rappelle que l’appréciation de la valeur professionnelle ne peut être portée que si l’agent a été présent pendant une durée suffisante au cours de l’année. J’attire aussi votre attention sur le fait que les absences pour cause de maladie ne peuvent pas être prises en compte dans l’appréciation ou toutes autres raisons médicales.

La valeur professionnelle est appréciée par rapport à des critères fixés après avis du comité technique qui portent sur la nature des tâches et le niveau de responsabilité comme:

- les résultats professionnels obtenus par l’agent et la réalisation des objectifs
- les compétences professionnelles et techniques
- les qualités relationnelles
- la capacité d'encadrement ou d’expertise ou, le cas échéant, à exercer des fonctions d'un niveau supérieur.

Le décret n°2014-1526 du 16 décembre 2014 précise les conditions dans lesquelles se déroule l'entretien professionnel des fonctionnaires territoriaux. Aux termes de l’article 2 du décret, l'entretien annuel doit être conduit par le supérieur hiérarchique direct de l'agent.

Dans les communes comprenant un seul agent, c'est au maire qu'il appartient de mener cet entretien de la même façon qu'il devait jusque-là procéder à la notation comme le précise la réponse à la question écrite au Sénat n°16948.

Par ailleurs,  il est précisé dans la circulaire n°IOCB1021299C du 6 août 2010, que « l’entretien professionnel doit être conduit annuellement par le supérieur hiérarchique direct. Seul celui-ci a qualité pour le faire sous peine d’irrégularité de la procédure. Ce niveau est celui garantissant au mieux la bonne connaissance de l’agent, de sa manière de servir et des conditions dans lesquelles il exerce ses missions. La notion de « supérieur hiérarchique direct » se définit essentiellement par un lien fonctionnel entre l’évaluateur et le fonctionnaire évalué. Par ailleurs, les fiches de poste ainsi que les organigrammes peuvent, de façon concrète, participer à identifier le supérieur hiérarchique … La notion de « supérieur hiérarchique direct » est donc bien fonctionnelle et indépendante de l’appartenance à un cadre d’emplois ou à un grade. Il est celui qui organise et contrôle le travail de l’agent. »

C’est le supérieur hiérarchique direct qui fixe la date de l’entretien en fonction, notamment, du calendrier de la commission administrative paritaire dont relève l’agent évalué. L’agent qui refuse de participer à l’entretien professionnel doit être informé par l’employeur des conséquences de son refus. Ce refus est inscrit dans le compte-rendu. Si l’agent persiste, l’employeur peut envisager de lancer une procédure disciplinaire à son encontre pour manquement à l’obligation d’obéissance hiérarchique.

 

L’entretien porte principalement sur les points suivants :

- les résultats professionnels, eu égard aux objectifs qui ont été assignés et aux conditions d'organisation et de fonctionnement du service ;

- les objectifs assignés pour l'année à venir et les perspectives d'amélioration des résultats professionnels, compte tenu, le cas échéant, des évolutions prévisibles en matière d'organisation et de fonctionnement du service ;

- la manière de servir ;

- les acquis professionnels, c’est-à-dire les compétences et connaissances acquises sur le poste par référence à la fiche de poste et aux compétences requises ; et si l’agent encadre les capacités d'encadrement ;

- les besoins de formation du fonctionnaire eu égard, notamment, à ses missions, aux compétences qu'il doit acquérir et à son projet professionnel ainsi que l’accomplissement des formations obligatoires ;

- les perspectives d'évolution professionnelle en termes de carrière et de mobilité ;
- les perspectives d'accès au grade supérieur pour les fonctionnaires bloqué, depuis au moins trois ans, au dernier échelon de leur grade et lorsque la nomination à ce grade ne résulte pas d'un avancement de grade ou d'un accès à celui-ci par concours ou promotion internes. Celles-ci doivent faire l'objet d'une appréciation particulière du supérieur hiérarchique dans le compte rendu de l’entretien, appréciation qui est portée à la connaissance de la CAP compétente ;

- une information sur l'ouverture et l'utilisation de de ses dispositions afférents au compte personnel de formation depuis la loi de 2019 de transformation de la fonction publique.

Au cours de cet entretien, il est demandé à l’agent ses observations et propositions sur l’évolution du poste et le fonctionnement du service.

L’entretien fait l’objet d’un compte-rendu, établi et signé par le supérieur hiérarchique direct ; il comporte une appréciation générale littérale sur la valeur professionnelle du fonctionnaire.

Le compte rendu est notifié dans un délai maximum de quinze jours au fonctionnaire, qui peut le compléter par ses observations sur la conduite de l’entretien ou sur les sujets abordés. Il doit le signer pour attester qu’il en a pris connaissance et le renvoyer à son supérieur hiérarchique direct. S’il refuse de signer, l’administration doit le mentionner sur le compte rendu et la notification est alors réputée effectuée à la date du refus. Le compte-rendu est ensuite visé par l’autorité territoriale avant d’être versé au dossier individuel et communiqué à l’agent.

A compter du 1er janvier 2021, pour les entretiens conduits au titre de l'année 2020, l'autorité territoriale pourra en outre formuler, si elle l'estime utile, ses propres observations. En cas d’affiliation à un centre de gestion, une copie doit lui être transmise.

En cas de désaccord avec les appréciations portées, le fonctionnaire peut demander à l’autorité territoriale la révision du compte rendu de l’entretien.

La demande doit être formulée dans un délai de 15 jours francs suivant la notification du compte rendu au fonctionnaire. L’autorité territoriale doit notifier sa réponse dans un délai de 15 jours à compter de la date de réception de la demande.

Le fonctionnaire qui n’a pas obtenu ce qu’il souhaitait après avoir demandé la révision dispose des recours de droit commun devant le tribunal administratif territorialement compétent.

 

Concernant le contractuel

L’entretien professionnel ne concerne que les agents recrutés sur un emploi permanent en CDI, en CDD d'une durée supérieure à un an et les agents recrutés par un contrat de projet. Comme pour les fonctionnaires c’est le supérieur hiérarchique direct fixe la date de l’entretien en fonction, notamment, du calendrier de la commission consultative paritaire dont il relève. La procédure et les délais sont identiques à ceux décrits ci-dessus.

Note rédigée par Stéphanie Colas, conseillère tcehnique AMF au sein du département administration et gestion communales

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